Общие правила проведения вебинара

Если вы предлагаете сложные продукты и услуги, цикл ваших продаж может составлять от трех месяцев до года, а основным инструментом поиска клиентов, скорее всего, являются спонсорские выступления на тематических и отраслевых конференциях. В рамках таких мероприятий менеджеры имеют возможность получить обратную связь от потенциальных клиентов, узнать их потребности, установить личный контакт, столь необходимый для развития взаимоотношений на пути к успешной продаже.

Однако конкуренция столь высока, что бороться за внимание потенциального клиента на мероприятиях становится все сложнее. Стоимость одного заказчика, привлеченного с помощью стандартного мероприятия, зачастую несоизмерима с прибылью, которую он вам принесет.

В то же время даже руководители средних и крупных компаний осваивают интернет и привыкают пользоваться его сервисами. В том числе — узнают, что существуют такие вещи, как вебинары, и начинают в них участвовать.

Я расскажу о нашем опыте проведения вебинаров и о том, как с их помощью привлекать клиентов.

Вебинар (онлайн-семинар) — разновидность веб-конференции, проведение встреч или презентаций через интернет в режиме реального времени. В ходе вебинара каждый из участников находится у своего компьютера, а связь между ними поддерживается посредством веб-приложений. Чтобы присоединиться к конференции, достаточно просто нажать на ссылку.

Давайте попробуем рассмотреть, насколько эффективен вебинар по сравнению с традиционными мероприятиями.

Оцениваем эффективность маркетинговых активностей мы по следующим параметрам: количество привлеченных контактов (число участников, пришедших на мероприятие) и количество возможностей (потенциальные сделки) после квалификации. Показатель выручки как наиболее объективный критерий успеха любой маркетинговой активности я намеренно опускаю, поскольку цикл продаж в B2B может составлять от трех месяцев до года, а эффективность тех или иных мероприятий по продвижению приходится мерить в более сжатом временном промежутке. Таким образом, формула оценки эффективности мероприятия может выглядеть следующим образом:

Организация собственного мероприятия потребует от вас затрат на следующие составляющие: аренда зала, подготовка раздаточных материалов, приглашение гостей, составление программы (в ней могут быть задействованы ваши региональные клиенты, что, в свою очередь, повлечет дополнительные накладные расходы). В итоге, по нашему опыту, конференция (семинар и т.п.) для 25–50 человек обойдется вам в сумму от 200 до 400 тыс. рублей. В зависимости от места проведения мероприятия. Стоимость спонсорства сторонних мероприятий с возможностью выступления колеблется от 150 до 600 тыс. рублей в зависимости от статуса спонсорства и организатора мероприятия.

Вебинар будет значительно выгоднее хотя бы потому, что исключает затраты на аренду, раздаточные материалы и накладные расходы. Стоимость услуг по предоставлению сервиса варьируется от 6 000 рублей в месяц до 5 000 рублей за один вебинар. При этом важно отметить, что способ приглашения, как на обычное мероприятие, так и на вебинар, может быть одним и тем же — соответственно, базы, которые вы получите в результате, будут представлять одинаковую ценность.

Теперь об аудитории. Вебинар — относительно новый формат маркетинговой коммуникации, поэтому некоторые приглашенные могут не до конца понимать, как и что нужно делать, чтобы принять в нем участие. Однако современные сервисы используют технологии flash, в 95% случаях уже предустановленные на пользовательских компьютерах, и браузер, который есть у 99,99% пользователей сети. Таким образом, в большинстве случаев участнику достаточно лишь нажать на ссылку. При этом формат вебинара предполагает, что у человека нет необходимости отрываться от рабочего места. Кроме того, подобные технологии стирают границы пространства и позволяют собирать участников со всей России и стран СНГ, что, безусловно, расширяет аудиторию мероприятия.

Полтора года назад мы решили впервые организовать вебинар, посвященный одному из решений. На него зарегистрировалось порядка 80 человек, а приняло участие около 40. В качестве способа для приглашения мы выбрали рассылку по нашей базе CRM и контекстную рекламу. В результате квалификации контактов после вебинара у нас появилось три новых возможности. Расчетные затраты на организацию составили 10 000 рублей, причем 8 000 из них мы потратили на контекстную рекламу. Эффективность вы можете посчитать сами. С тех пор вебинары стали неотъемлемым инструментом маркетинга в нашей компании. В общей сложности за полтора года мы провели их более 20.

За это время было испробовано порядка пяти различных сервисов и выработан подход к организации вебинара, который позволяет сделать его успешным. Вот пять аспектов, которые обязательно необходимо учесть менеджеру, ответственному за организацию:

1. Выбор качественного сервиса вебинаров

Большинство сервисов обладают похожим функционалом и дают возможность демонстрировать участниками вебинара презентации PowerPoint, файлы Word и Excel, видеоролики, «Рабочий стол» или отдельные приложения. В каждом сервисе предусмотрена функция трансляции голоса ведущего и его изображения при наличии веб-камеры. Стабильность работы сервиса характеризуется отсутствием помех в аудио- и видеотрансляции, беспрерывным функционированием в ходе всего вебинара и хорошим качеством картинки. Помимо стабильности в работе, простоты и доступности интерфейса, сервис должен обладать функциональностью, позволяющей минимизировать ваше участие в процессе регистрации приглашенных, рассылки напоминаний о начале мероприятия и иметь гибкие настройки, позволяющие управлять правами участников на передачу голоса, возможность писать сообщения в публичный чат и т.д. Это позволит освободить голову для решения других важных задач в подготовке и точно ничего не забыть. Например, мы выбрали для себя сервис Webter (www.webter.ru), который удовлетворяет нас по вышеперечисленным критериям.

2. Приглашение на вебинар

Как я писал выше, для приглашения на вебинар и на обычное мероприятие можно использовать одни и те же инструменты. Наша CRM позволяет собирать аудиторию свыше 25 участников только благодаря рассылке по базе контактов. При необходимости мы используем контекстную рекламу в «Яндексе» и Google, а также телемаркетинг. Рассылку с приглашением на вебинар следует делать не ранее чем за две и не позднее, чем за одну неделю до даты его проведения. Это позволит участникам спланировать свое время и не забыть о мероприятии. Важно, чтобы ваше приглашение содержало отметку для Calendar Outlook, поскольку многие менеджеры пользуются им для организации своего рабочего времени и планирования встреч. Используемый нами сервис имеет в своем функционале виджет, который можно без труда разместить на вашем сайте или в социальных сетях Facebook, Linked In, микроблоге Twitter и т.д. Виджет содержит поля для заполнения участниками, необходимые и достаточные для последующей их квалификации: e-mail, телефон, ФИО, название компании и должность. После регистрации участник получает автоматическое уведомление на указанную им электронную почту с пометкой для Calendar Outlook. Перед началом вебинара система рассылает уведомление о начале мероприятия на электронные адреса всех участников.

Читать еще: Вебинары по маникюру с выдачей сертификата

3. Время начала и длительность вебинара

Вебинар — довольно специфический формат для восприятия, поэтому его продолжительность не должна превышать часа, максимум — полутора часов за одну сессию. Спустя час, как правило, люди начинают уставать и отвлекаться. Если есть возможность сделать вебинар еще более емким, лучше сократить его до 45 минут. Наиболее благоприятное время для проведения подобных мероприятий 10–11 утра, пока ежедневные задачи не «затянули» и люди еще не успели убежать на встречи.

4. Модерирование вебинара

В ходе мероприятия у участников могут возникать вопросы, причем как по теме вебинара, так и технического свойства, например, у кого-то не работает звук или возникли проблемы с картинкой. Вопросы по теме лучше отложить до окончания презентации и затем последовательно на них ответить. Технические же проблемы необходимо решать оперативно. Но делать это должен не спикер. Его задача — полная сосредоточенность на своем рассказе и презентации с целью сделать их максимально интересными для слушателей. Стоит ему на секунду отвлечься — нить изложения может быть потеряна. Кроме того, решать вопрос одного участника значит тратить время остальных, а это недопустимо. Поэтому на вебинаре обязательно присутствие модератора, основная задача которого — принимать вопросы от участников, решать технические проблемы, а тематические — фиксировать.

В рамках организуемых нами вебинаров модератор имеет статус участника и поддерживает связь с остальными слушателями с помощью публичного и приватного чата. Перед началом презентации модератор анонсирует свое присутствие в публичном чате и объясняет всем правила взаимодействия в ходе мероприятия. На время презентации публичный чат закрывается, чтобы не отвлекать участников от содержания, и все вопросы адресуются модератору в приватном чате.

По возможности модератор должен находиться в одной комнате со спикером, чтобы иметь с ним оперативную связь. Модератор видит на своем экране то же, что и все остальные. В то время как спикер — не всегда. Поэтому именно модератор может подсказать ему, если вдруг что-то пойдет не так.

5. Квалификация контактов после окончания вебинара

Мой опыт организации вебинаров позволяет привести некоторую статистику. Так, на вебинар приходит 50% 1 от числа зарегистрировавшихся. Если зарегистрировалось 100, придет 50. Поскольку вебинар увидит лишь половина заинтересованных в нем лиц, очень важно сделать его запись (любой достойный сервис это позволяет), и по окончании мероприятия разослать ее всем зарегистрировавшимся, включая тех, кто не присутствовал. Затем в течение недели необходимо позвонить каждому, узнать мнение о прошедшем вебинаре, чтобы учесть все ошибки и квалифицировать потенциального клиента. Собранные в ходе регистрации участников сведения позволяют менеджеру, осуществляющему квалификацию, подготовиться к звонку, получить информацию о компании и сопоставить должность участника вебинара с вопросами, которые с ним стоит обсуждать. Главная задача менеджера на квалификации — выяснить, есть ли у компании интерес к представленным на мероприятии продуктам или услугам, и получить сведения по трем пунктам:

наличие и объем бюджета;
сроки принятия решения;
лицо, принимающее решение.

Информация по всем пунктам определяет компанию как квалифицированную и позволяют создать возможность (потенциальную сделку) для дальнейшей работы с ней менеджера по продажам.

Безусловно, технология вебинаров не может полностью заменить очные мероприятия, где люди имеют возможность установить личный контакт. Однако она поможет существенно расширить горизонты вашего бизнеса и добраться до аудитории, c которой в силу ее территориальной удаленности или высокой занятости, трудно взаимодействовать традиционным способом.

1 Процент можно увеличить, если своевременно и несколько раз напомнить о времени начала вебинара.

Правила участия в вебинаре

Данные правила являются общими для всех проводимых «Ассоциацией туроператоров России» вебинаров и обязательны для выполнения как участниками, так и администрацией вебинаров. Администрация форума оставляет за собой право на изменения правил в одностороннем порядке и без предварительного уведомления. Незнание Правил не освобождает от ответственности за их нарушение. Последнее слово в интерпретации Правил применительно к конкретному сообщению остается за Администрацией.

Вебинары проводятся для благожелательного общения, обсуждения и взаимопомощи. Все участники обсуждения имеют равные права и обязанности, несут равную ответственность за исполнение данных Правил и законодательства Российской Федерации. Для осуществления организации вебинаров,администрация имеет право привлекать третьих лиц, в т.ч. туроператоров, которым становятся известны контактные данные участников вебинара.

Участникам следует понимать, что оскорбление участников и провокации абсолютно недопустимы. Также следует иметь в виду, что за каждое Ваше сообщение Вы несете личную ответственность.

1. Участник имеет право:

1.1. Задавать вопросы в форме текстовых сообщений в окне программы, через которую транслируется вебинар, и давать ответы другим участникам
1.2. Скачивать и использовать в личных целях материалы, которыми сопровождаются выступления спикеров, участвующих в вебинаре
1.3. Оспорить действия администрации вебинара, с которыми он не согласен, посредством личных сообщений представителям администрации.

2. Участник обязан:

2.1. При регистрации на вебинар заполнить все предусмотренные поля достоверными данными. Зарегистрировавшиеся только по именам или абстрактным никам на вебинары не допускаются. Проявите уважение к организаторам и другим участникам вебинара. Администрация сайта обязуется не передавать эти данные третьим лицам. Исключение из этого правила составляют люди и компании, выступающие в качестве спикеров на вебинаре. Делается это для того, чтобы они имели возможность задать вопросы участникам относительно качества своего выступления, провести опрос, поделиться информацией, которая из-за временных ограничений не удалось донести до участников.

Читать еще: Вебинар на youtube

2.2. Перед тем, как оставлять свои текстовые сообщения, убедиться в корректности построенной фразы. Помните, что при таком общении никто не видит Вас и не слышит Ваших интонаций, поэтому есть риск быть неправильно понятым. Выражения «ЭЙ», «АЛЛЕ», «АУ» — красноречиво говорят о Вашем воспитании и манерах. Подобное обращение обижает людей.

2.3. Выполнять требования администрации и модераторов, высказанные в сообщениях. Если Вы не согласны с решением администрации, Вы можете позднее его обжаловать.

2.3 Не пытаться использовать возможность общения в ходе вебинара для размещения рекламных сообщений и продвижения своих услуг.

3. Участнику не разрешается:

3.1. Регистрироваться под никами или предоставлять неполную информацию, запрашиваемую во время регистрации

3.2 Размещать сообщения, противоречащие действующему законодательству РФ.

3.3 Использовать ненормативную лексику и оскорблять других участников дискуссии.

3.4 Писать в общем чате С ВКЛЮЧЕННЫМ Caps Lock — это выглядит, как крик и раздражает окружающих. Ведущий всегда ответит на каждый вопрос — просто наберитесь терпения.

3.5 Распространять заведомо ложную информацию.

3.6 Вести личную переписку, не соответствующую теме вебинара.

3.7 Проявлять религиозную, расовую, половую нетерпимость.

3.8 Вступать в публичные ссоры в ходе вебинара.

3.9 Публиковать одно и то же или похожие сообщения в нескольких экземплярах.

4. Администрация имеет право и обязана:

4.1. Выносить предупреждения и ограничивать доступ к вебинару за любое нарушение данных правил.

4.2. Следить за соблюдением данных правил на вебинаре и пресекать их нарушение.

4.3. Объяснить свои действия пользователю, не согласному с действиями администрации, приславшему письменное возражение.

На сайте АТОР вебинары ведут специалисты лучших туроператорских компаний, которые щедро делятся главными новинками сезона, сообщают о лучших СПО и комиссиях по турам, рассказывают о системах бронирования и объясняют, как правильно продать путевку. Будем благодарны им за это.

Вебинар впервые: как подготовиться и провести?

Если вы решились провести первый вебинар, не раздумывайте долго. Следуйте нашему плану подготовки, будьте решительны, изучите свою тему — и слушатели останутся довольны.

Какие бывают вебинары?

Итак, как провести вебинар, с чего начать, если он у вас первый? Все зависит от цели вебинара: что вы планируете делать, продавать или учить.

Бесплатный вебинар — это, как правило, продающий вебинар. Он знакомит клиента с вами и вашей деятельностью и подводит к покупке основного продукта. На таком вебинаре важно дать потенциальным клиентам максимум полезной информации и минимум рекламы. Важно позиционировать себя как эксперта в важной для слушателей теме и терпеливо ответить на вопросы. Дайте людям понять — это только вершина айсберга ценных знаний, которые вы можете дать. Основную часть они получат за деньги!

Например, у образовательного проекта Accel есть бесплатный вебинар «Как создать свою онлайн школу, продюсировать себя или своего эксперта». Все, кто зарегистрировался на этот вебинар, получают еще один полезный бонус — PDF-план пошагового создания своей онлайн-школы.

Если ваш первый семинар не бесплатный, уже не нужно ничего продавать. Давайте полезную и детальную информацию, четко структурированную, содержащую ответы на актуальные вопросы по выбранной теме. Важно, чтобы слушатель не только не пожалел о потраченных деньгах, но получил даже больше, чем ожидал. Платные вебинары чаще всего проходят в рамках учебного курса.

Как выбрать тему вебинара?

При выборе темы нужно ориентироваться на двух главных моментах:

каковы ваши профессиональные знания, умения и навыки;
какие актуальные вопросы есть в этой сфере.

Вы — мастер по созданию сайтов. Вряд ли у вас получится хорошо провести вебинар по теме «кройка и шитье«.Прежде всего, нужно сузить тему, выбрав ту, которая актуальна для большинства людей, интересующихся созданием сайтов. Используя сервис wordstat.yandex.ru, позволяющий отобрать запросы в поисковиках по определенным темам, и элементарную логику, понимаем: главный вопрос, который интересует тысячи людей в этой сфере — это «создание сайтов с нуля». Отличная тема для вебинара! (Рис. 1). Если перефразировать ее в «Как создать сайт с нуля непрофессионалу», ваша целевая аудитория значительно расширится.

Подготовка к вебинару

Вебинары не проводят спонтанно. Вам нужно для начала собрать слушателей, подготовить все, что вы будете говорить, а также настроить и проверить площадку и оборудование.

1. Рекламная подготовка

Как собрать слушателей на свой вебинар?
Действуйте по стандартной для инфобизнеса схеме: создавайте лендинг-пейдж, формируйте лид-магнит (например. чек-лист из 100 пунктов, показывающий этапы создания любого сайта или перечень бесплатных инструментов для конструирования сайтов) и предлагайте его через лендинг пользователям в обмен на контактную информацию.

Собрав базу контактов, запускайте e-mail-рассылку — через нее вы будете продавать основной продукт (например, серию вебинаров). В результате последовательной рассылки строится воронка продаж, и некоторые потенциальные клиенты становятся реальными. Именно по такой схеме развивается современный инфобизнес, и она работает. Главное — работать в сфере, в которой вы действительно разбираетесь (или найти сильного эксперта в нужной сфере), и создать качественный инфопродукт.

Сделать лендинг и рассылку можно самостоятельно, то есть, бесплатно. Если у вас нет времени, но есть свободные деньги, обращайтесь к профессионалу — он все сделает быстрее и качественнее.

Когда запланированное количество людей на вебинар собрано, начинайте готовиться к его проведению.

Читать еще: Как попасть на вебинар по ссылке

2. Личная подготовка

После того, как вы выбрали тему для вебинара, которая будет интересна участникам, нужно ее хорошо изучить. Вы должны быть настоящим экспертом, желательно — практиком. Оптимально рассказывать о собственных кейсах и практических наработках, о том, как кейсы, показывающие, как вы решаете те или иные проблемы в своей области. Но хорошо работают и примеры из практики других экспертов, в том числе, иностранных.

Если вы специалист по созданию сайтов, уместно будет показать слушателям примеры ваших работ с комментарием по каждому из них: почему здесь был выбран такой домен? Где — лендинг, а где — многостраничный сайт? Чем объясняется выбор цветового решения? И так далее.

Выпускники Акселератора Иван и Маша Ляшенко, создатели проекта http://happylife.online/, могут похвастаться более чем 20-летним совместным и счастливым супружеством. 20-летний «стаж» делает их настоящими экспертами-практиками по теме «Счастливая семейная жизнь», по которой они и проводят вебинары.

Интернет-маркетолог сервиса вебинаров MyOwnConference Галина Яворская дает начинающим ведущим онлайн-ведущим следующие советы:

Продумайте, зафиксируйте и выучите наизусть план своего вебинара — там вам будет спокойнее, а заминок/пауз будет меньше.
Подумайте над тем, что могут спросить слушатели на вебинаре, и подготовьте ответы.
В процессе вебинара не забывайте — он делается для слушателей, а не для того, чтоб вы могли высказаться. Значит, важен интерактив. Просите людей ставить в чате вебинара плюсы, если им все понятно, задавать вопросы, писать свое мнение и т.д.
Если в процессе вебинара среди слушателей обнаружились тролли (участники, которые бросаются обидными репликами, без причины проявляют агрессию, критикуют вас, рекламируют собственные услуги и так далее) — не расстраивайтесь, это нормально. Блокируйте ссылки, удаляйте спам — сами или с помощью модератора, — и ни в коем случае не вступайте в полемику.
Сделайте так, чтоб вебинар длился не более чем на 10 минут дольше запланированного времени. Даже если хочется отвлечься и говорить много, держитесь в пределах тайминга — уважайте слушателей!
Не читайте то, что написано на слайдах вашей презентации. Она нужна только в качестве тезисов, кроме того, слушатели умеют читать и воспримут повторение информации негативно. Давайте более расширенные данные, чем вы написали в презентации.
И главный совет — помните, что на вебинар пришли такие же люди, как и вы. Старайтесь расслабиться и воспринимать онлайн-трансляцию как дружескую беседу.

Техническая подготовка

Для проведения вебинара вам пригодится компьютер с выходом в интернет, встроенный или переносной микрофон и такая же веб-камера. Проверьте работу оборудования заранее. Также подготовьте план вебинара (что и в каком порядке вы будете говорить), презентацию, которую вы будете показывать слушателям, памятку с ответами на часто задаваемые вопросы.

Еще несколько советов на тему технической от Галины Яворской:

Внимательно выберите помещение — такое, где вас никто не отвлекает, а задний фон, на котором вы будете вещать, выглядит прилично. Освещение должно быть такое, чтобы вас было видно с любого компьютера.
Заранее проверьте специальный сайт — онлайн-площадку, которую вы выбрали для проведения вебинара. Таких площадок множество — как платных (virtualroom.ru, mirwebinarov.ru, etutorium.ru), так и бесплатных (gotomeeting.com, myownconference.ru, webinar.ru). Изучите все функции сервиса, запустите тестовый вебинар, позвав на помощь нескольких друзей — это поможет избежать проблем во время реальной онлайн-трансляции.
Если переживаете, что не сможете самостоятельно справиться со слушателями вебинара, не стесняйтесь позвать на помощь модератора вашей онлайн-площадки. Это — живой человек, который поможет во всем: следить за дисциплиной, удалять некорректные сообщения и т.д.

Когда вы все проверили и настроили, а время вебинара пришло — начинайте: выходите в прямой эфир и начинайте общаться с аудиторией.

Несколько правил успешного вебинара

Оптимальная длительность вебинара — 30-90 минут (дальше удерживать внимание слушателей сложно). Стройте свой монолог, исходя из этого.
Начинайте и заканчивайте вебинар вовремя — цените время слушателей!
В начале вебинара не забудьте представиться и указать свои регалии, в конце — поблагодарить всех за участие и рассказать о дальнейших семинарах/тренингах/вебинарах. Выделите время, чтобы ответить на вопросы детально слушателей.
Попросите участников оставить вам отзыв в письменной форме (укажите, где). Это поможет вам собрать обратную связь и учесть свои ошибки при создании следующих вебинаров. Хорошие отзывы помогут привлечь следующие группы слушателей.
Реагируйте на высказывания участников, не вступая в спор. Не давайте разгореться конфликту, относитесь к слушателям уважительно. Троллей, пришедших говорить гадости, отключайте от чата — сами или с помощью модератора.
Попросите одного-двух друзей участвовать в вебинаре как слушателей. После они смогут рассказать вам, как трансляция выглядела со стороны.
Что бы вы не говорили — делайте это уверенно. Неуверенный лектор, говорящий правильные вещи, останется незамеченным — в отличие от человека, транслирующего свои идеи твердо и уверенно!

Когда вебинар позади

Расслабьтесь и похвалите себя — вы это сделали! Теперь вы знаете не понаслышке, как провести первый вебинар, и можно передохнуть, проанализировать, что, по вашему мнению, шло не так.

Изучите отзывы участников, сделайте выводы и не расстраивайтесь, даже если получили не только восторженную обратную связь. Успех в этом деле приходит не сразу, но с опытом. Если почувствовали, что вам нужно посетить курсы ораторского мастерства или глубже изучить свой предмет — займитесь этим немедленно!

Выполните свои обязательства перед участниками мероприятия точно в срок — например, отправьте им презентации. Это повысит ваш авторитет, особенно если презентация сделана хорошо и по делу.

И главный совет: не останавливайтесь! Запланируйте второй вебинар — и совершенствуйтесь от одного к другому, не забывая каждый раз следовать нашим советам. Сами не заметите, как станете мастером!