Strong-stuff.ru

Образование Онлайн
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кейсы для офис менеджеров

Карьера

Рекомендации.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Кейсы для секретарей

Оценка грамотности

Предложите кандидату, проходящему интервью на позицию секретаря, заполнить любой из интерактивных диктантов, представленных на сайте gramota.ru. Следует зайти по ссылке на сайт http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, выбрать текст, заполнить пустые клетки, выбрав один из предложенных вариантов, нажать «Проверить» — проверка происходит автоматически, и вы тут же получите ответ, сколько ошибок допущено в диктанте.

Пример текста:
Я н_когда не распечат_ваю н_ только писем_ поруче_ых мне для передачи другим_ но и тех_ которые случайно попадают мне в руки; нет человека_ который бы меньше_ чем я_ интересовался чужими делами и стремился за ними подгляд_вать.
На памяти наших отцов_ господин де Бутьер чуть было н_ потерял Турин из_за того_ что_ сидя за ужином в приятной к_мпании_ не стал тот_час читать получе_ое им дон_сение об изменах_ замышлявшихся в городе_ обороной которого он руководил. Из того_же Плутарха я узнал_ что Юлий Цезарь избежал_бы смерти_ если бы_ идучи в сенат в тот день_ когда он был убит заг_ворщиками_ проч_л переда_ую ему записку. Плутарх еще рассказывает о _иванском т_ране Архии_ что на_кануне того дня_ когда Пелопид привел в исполнение свой замысел_ убить его_ и вернуть свободу своему отечеству_ некий другой Архий_ афинянин_ точнейшим образом изл_жил ему в письме все_ что против него затевалось; но_ так как это сообщение было передано Архию во время ужина_ то он отл_жил и не стал распечат_вать письмо_ произнеся слова_ которые с тех пор вошли в Греции в пословицу_ «Дела — до завтра!»
(Диктант по отрывку из книги Мишеля Монтеня)

«Опыты» подготовил
И.Баранов
Ученик 10 класса
«Лиги Школ»

Дресс-код + английский язык

Предложите кандидату перевести нижеприложенный документ и высказать свое мнение об обоснованности отдельных пунктов: со всеми ли пунктами вы согласны? Какие бы отменили? Обоснуйте.

Текст:
Principles of corporate dress code.
Establishing principles for dressing up for work aims to avoid any misunderstandings and to assure that in contact with persons from outside of the company our employees present themselves in a professional manner, thus giving evidence of professionalism of our entire organisation. This does not mean, however, that every situation requires equally formal and official style. In general two dressing styles are accepted: formal and informal (so called business casual).
Formal wear is obligatory for everyone, who representing the company is in contact with persons from outside, for example visiting clients or working at the reception desk, participating in meetings with customers, servicing audio/video equipment during presentation for guests and so forth. Anyone who is not sure if on a given day he/she will have any meetings with persons from outside, should be ready for every possibility and have a formal wear at his/her disposal.
Informal wear (casual) is possible in a situation when, on a given day, employee does not have any meetings with persons from outside of the company, does not act as a representative of thy company externally, and while in the office will not have direct contact with guests. In such situations «business casual» is binding, i.e. comfortable, casual but elegant wear.

М.Кондратенко
Центр кадровых технологий

Общие вопросы

1. Посетитель пришел на прием на 15 мин. раньше назначенного времени. Ваши действия. Обоснуйте.
2. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. В это время руководитель по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Ваши действия?
3. Представьте себе, что вам нужно выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для вашей фирмы. С чего начнете?
4. Вам необходимо сообщить руководителю, что подарки, заказанные ко дню рождения одного из ключевых сотрудников компании, будут на два дня позже, чем заказаны (это не ваша вина). Опишите, как будете выходить из ситуации.
5. Вы офис-менеджер и набираете персонал в секретариат. Исходя из каких параметров вы будете набирать персонал? Какие ключевые качества работников будут для вас важны? Обоснуйте.
6. Какие документы, справки должны быть у секретаря, чтобы он мог исполнить распоряжение руководителя по сбору производственного совещания? Как надо взяться за это дело?
7. Что нужно секретарю для ведения протокола заседания?
8. Какими канцелярскими принадлежностями должно быть оборудовано рабочее место руководителя? Как должен секретарь следить за этим?
Ключ: при ответе оцениваются общая логичность, умение расставлять приоритеты, умение брать ответственность на себя, понимание оптимальных методов взаимодействия при заданном типе корпоративной культуры. Приветствуются уточняющие вопросы от кандидата.

С.Иванова
Из книги «Кандидат. Новичок. Сотрудник»

В.Пустозерова
Заместитель главного редактора
журнала «Кадровик»,
юрист

Вопросы на знание делопроизводства

1. Существует ли официальный документ, в котором установлены требования к оформлению внутренних документов организации? Что это за документ?
Ключ: Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). На мой взгляд, достаточно знания того, что документ существует, что это ГОСТ Р, а также его примерное название.

2. Какие вы знаете реквизиты документов?
Ключ: при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.

3. К какому виду документов относятся приказы и распоряжения?
Ключ: приказы и распоряжения относятся к распорядительным (организационно-распорядительным) документам.

4. Как следует оформлять наименование организации — автора документа и справочные?
Ключ: наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

5. Какие реквизиты считаются справочными данными об организации?
Ключ: справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

6. Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации?
Ключ: для оформления приказа используется общий бланк организации, название документа (приказ) при этом является обязательным реквизитом. В организации вполне может существовать специально разработанный фирменный стиль для внутренних документов, в этом случае там есть специальный бланк приказа.

7. Как определить, какой регистрационный номер надо дать документу?
Ключ: регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

8. Какие сроки хранения документов (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации, а какие — по оперативной?
Ключ: сроки хранения различных документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Информации, справки, сводки, сведения, докладные записки по основной отраслевой (специфической) деятельности организации хранятся постоянно, а по оперативной отраслевой (специфической) деятельности — 5 лет.

9. Если в приказе указано несколько исполнителей, то сколько экземпляров приказа необходимо дать на подпись руководителю организации?
Ключ: руководитель организации подписывает подлинник, его еще называют первым экземпляром, что при современной офисной технике представляется не совсем понятным, а ранее это был самый верхний лист бумаги в пишущей машинке, остальные были напечатаны с использованием копировальных листов. Именно подписанный приказ подшивается в дело. Для всех исполнителей делаются копии.

Молодежная
биржа труда
Центр содействия
трудоустройству молодежи

Какие вопросы задают на собеседовании: ситуационное или кейс-интервью

Приходилось ли Вам слышать когда-нибудь о кейс-интервью или ситуационном собеседовании? Если нет, то Вам сюда. Как ни странно, сегодня собеседование невозможно представить без решения кейсов. И именно здесь Вы узнаете, что такое кейс-интервью и как его пройти максимально удачно для построения будущей карьеры. Предлагаем Вам познакомиться с примерами кейсов!

Что же такое кейс?

Кейс – это ситуация или задание из реальной практики работы или придуманное.

К чему готовиться?

Вам предложат описать свои действия в заданной, взятой из реальной практики или вымышленной ситуации. По Вашим словам, сделают вывод о том, как Вы будете работать, если Вас взять в компанию, поскольку большинство кейсов имеют несколько вариантов решения.

Какие ситуации Вам могут предложить?

  • Кейсы для оценки модели Вашего поведения и Ваших личностных качеств.
  • Кейсы на оценку Ваших профессиональных знаний и навыков, бизнес-кейсы.
  • Кейсы на выявление креативности, стрессоустойчивости.

Ситуации для оценки Вашего поведения, личностных качеств

Совет от РЦСТВ: «Практически все сферы, куда бы Вы не пошли трудоустраиваться, включают в себя кейс-вопросы, поэтому прежде чем идти на собеседование потренируйтесь на заданиях, представленных в статье!»

  • Вы узнаете, что Ваш коллега систематически жалуется на Вас начальству. Ваши действия?
  • Руководитель поставил перед Вами задачу и предложил конкретный вариант ее решения. При выполнении задания Вы нашли более эффективный способ. Ваши действия?
  • Представьте себе, что Вам одновременно поступили два предложения от работодателей. Как Вы будете делать выбор?
  • Вас просят выполнить работу, не входящую в Ваши обязанности. Ваши действия?

Ситуации для оценки Ваших профессиональных знаний и навыков

Кейсы по оценке умения продавать:

  • Продайте мне …
  • Ответьте на возражение клиента: «…»
  • В крупной розничной точке, куда Вы осуществляете поставку, утверждают, что Ваш товар не продается. Ваши действия?
  • В чем ключевая разница продажи дистрибьютору и конечному потребителю?

Кейсы по основам маркетинга:

  • Как можно увеличить объем продаж, если емкость рынка исчерпана?
  • Определите целевую группу для Вашего товара.
  • Предложите схему расчета емкости рынка (задаются товар и регион).
  • Обоснуйте, почему в рекламных роликах чистящих, моющих и подобных средств почти всегда присутствует «советчик», а в рекламе дорогой элитной продукции клиенту, как правило, предлагают убедиться самому.
  • Приведите примеры удачных рекламных слоганов.

Кейсы для офис-менеджеров:

  • Как с точки зрения офис-менеджмента можно улучшить наш офис?
  • Как Вы будете выбирать поставщика канцелярских товаров для нашей компании?

Кейсы для секретарей, помощников руководителей:

При решении кейс-вопроса, постарайтесь не волноваться и найти максимально правильное для себя решение!

  • Посетитель пришел на переговоры к руководителю на 15 минут раньше назначенного времени. Ваши действия?
  • Ваш руководитель опаздывает на переговоры на 15 минут. Посетитель уже ждет. Ваши действия?
  • Одновременно звучат три телефонных звонка. Ваши действия?
  • Одновременно к Вам зашли сразу три посетителя. Ваши действия?

Кейсы для менеджеров по персоналу, рекрутеров:

  • Перед Вами стоит задача в короткие сроки закрыть 3 вакансии. Опишите алгоритм Ваших действий.
  • Вам нужно срочно закрыть вакансию. Вы нашли подходящего кандидата, но понимаете, что ему очень быстро наскучит новая работа. Как Вы поступите?
  • Определите ключевые компетенции профиля должности …
  • Перед Вами стоит задача организации тренинга по развитию коммуникативных навыков для сотрудников отдела продаж. Как Вы будете определять тематику тренинга и формы его проведения?
  • Проведите со мной интервью на вакансию …
  • Какие выводы о кандидате Вы можете сделать на основании его ответов на предложенные вопросы (предлагаются варианты)?

Кейсы для психологов:

  • Руководитель просит Вас выявить причины постоянного возникновения конфликтов среди сотрудников отдела по работе с клиентами и предложить варианты решения проблемы. Как Вы это будете делать?
  • Сотрудник замучил начальника своими жалобами. Как вы будете корректировать его поведение?
  • Вы психолог в торговой компании. Какие тренинги необходимо проводить в коллективе?

Кейсы на оценку креативности, стрессоустойчивости:

  • Вы оказались на необитаемом острове. Назовите как можно больше способов полезного применения мобильного телефона и гарнитуры в данной ситуации.
  • Вы приехали в офис клиента проводить важную презентацию. За 10 минут до начала Вы обнаруживаете, что у Вас с собой не та флешка с презентацией в Power Point. Ваши действия?
  • Ваше выступление с докладом через 5 минут. Вдруг Вы обнаруживаете, что в материалах, которые будут раздаваться слушателям, есть опечатка, искажающая смысл. Ваши действия?

Где взять материал для подготовки к кейс-интервью?

  • Ищите в сети материалы с записями реальных интервью. Например, программу «Кадры решают».
  • Читайте статьи и методические материалы, посвященные успешному прохождению кейс интервью.
  • Смотрите обучающие видео, посвящённые затронутой тематике.

Хотите получить опыт решения кейсов?
Записывайтесь на тренинг «Готовимся к встрече с работодателем»!

Поиск по сайту

Личный кабинет

При использовании материалов ссылка на сайт cstm.tversu.ru обязательна

© 2009-2018 Тверской государственный университет

Наш адрес: 170100, г. Тверь, ул. Желябова, д. 33

Руководитель подразделения: Лебедева С.Ю.

Контактный телефон: 8 (4822) 35-89-42 | E-mail: sbt@tversu.ru

Разработчик сайта: Афанасьева Евгения и Чистяков Павел

Кейсы для руководителей

Руководитель – должность, требующая концентрации и лидерских качеств. Работодатели хотят быть уверенными в квалификации кандидатов, поэтому при приеме на работу проводят многоступенчатый отбор, одним из этапов которого являются упражнения по анализу кейсов.

Специфика работы руководителей

На плечах руководителей лежит не только организация рабочего процесса. От управленческих навыков зависит результат работы компании. От директора и менеджера требуют профессиональные знания, лидерские качества, организаторские способности. В обязанности руководителя входит:

Виды кейсов для управленцев

Кейсы для оценки руководителей используются при отборе персонала для анализа их поведения в условиях, приближенных к рабочим. Ситуационная оценка впервые применялась в начале ХХ века. Метод используется в Америке, Европе и России при приеме на руководящие должности в развивающиеся и международные компании.

На оценке (ассессменте) сотрудник отдела кадров описывает соискателю ситуацию, которая происходит во время работы. Соискателю придется предложить решения поставленной проблемы, обосновав каждое заявление. Таким образом оцениваются:

  • профессиональные навыки;
  • лидерские качества;
  • организаторские способности;
  • мотивация;
  • психологические особенности;
  • знание управленческих моделей;
  • лояльность компании, руководству;
  • уровень честности, скрытые мотивы.

На ассессменте эйчар определяет, соответствует ли соискатель должности, политике компании, сможет ли он продуктивно управлять подчиненными, вести бизнес и работать с начальством.

Ситуационные тест-кейсы

Case-тесты используются на ассесменте на административные должности в крупных компаниях:

Соискателю дают письменный тест, в котором описаны типичные производственные ситуации. Они описывают взаимоотношения с директором, подчиненными, коллегами, клиентами.

К каждому заданию даются варианты ответов. Соискателю придется выбирать действие, лучшим образом решающее поставленную задачу. Иногда придется распределить все приведенные варианты по степени их воздействия на ситуацию.

Case-тесты демонстрируют поведение человека в рабочей обстановке при возникновении типичных для компании задач или проблем. Так определяется продуктивность управления, коммуникабельность, открытость, честность.

Кейс интервью

На интервью HR задает соискателю вопросы, на которые отвечают в устной форме. Интересуются случаями из прошлой работы, спрашивают, каким образом человек решал те или иные проблемы в своей практике.

Иногда рекрутер описывает случаи, связанные со спецификой работы компании и спрашивает мнение кандидата. Вопросы касаются отношений с коллегами, клиентами, помощниками.

Case-интервью похоже на ситуационное case-тестирование, с той лишь разницей, что вопросы задают в устной форме.

Элементы кейсов встречаются спонтанно во время интервью. Это происходит, когда HR хочет проверить отдельные качества соискателя. С их помощью определяют, соответствует ли модель поведения кандидата должности, на которую тот претендует.

Анализ кейсов

Упражнения case-study — это симуляция ситуаций и заданий, с которыми будущему сотруднику предстоит сталкиваться во время работы.

  1. Человеку дают папку с документами (если это формат in-tray, или «Входящий лоток») или доступ к компьютеру (если это формат e-tray). Это, как правило, документы вымышленной компании, пояснительные записки, деловая переписка.
  2. Проанализировав всю доступную информацию, определив поставленные задачи и проблемы, кандидату придется предложить подходящее решение, обосновав его в виде доклада или презентации.
  3. Решение кейсов для оценки руководителей начинается с постановки задач или сортировки по приоритетности. Так как время испытания ограничено, глобальные задачи важно описать подробно. План решения не менее важен – навыки планирования – основополагающие в работе руководителя.

Готовый ответ оформляют:

  • устно, в виде доклада;
  • письменно;
  • в виде презентации.

Устный ответ – это диалог с экзаменационной комиссией и уточняющие вопросы.

В письменном ответе придется подробно описать ход мыслей, так как уточнить что-то после сдачи уже нельзя.

Презентация – это комбинация письменной и устной формы подачи. На слайдах размещают основные тезисы, а обосновывают их устно.

Типичные ошибки при решении кейсов руководителей

При решении кейсов соискатели на руководящие должности допускают следующие ошибки.

  1. Выбор неподходящего стиля управления. Универсального стиля не существует! Его придется подстраивать под политику компании или должности.
  2. Приукрашивание опыта. При решении кейсов, будущие руководители отделов или директора стараются показать себя опытными сотрудниками: часто говорят о вещах, в которых не разбираются. HR легко определяют ложь, а она всегда вызывает недоверие.
  3. Ответы, не относящиеся к должности. При собеседовании на роль руководителя кандидаты могут давать ответы, не имеющие отношения к лидерским качествам или организаторским способностям.
  4. Лишние детали. Решая кейсы на собеседовании руководителя, соискатели стараются дать развернутые ответы и рассказывают в подробностях, пытаясь показать опыт.
  5. Перекладывание ответственности, пассивные глаголы. Кандидаты часто говорят не о личных действиях, а о работе компании. А это — показатель недостаточной самостоятельности. Кроме того, на кейс интервью соискатели не говорят о своих ошибках, проявляют излишнюю скромность или хвастливость.
  6. Поверхностный подход. При решении ситуационных тестов не учитывают приоритеты компании, мотивацию, стиль управления. В упражнениях на анализ кейсов кандидаты не выделяют второстепенные проблемы, из-за чего не успевают справиться с заданием.

Советы

Перед собеседованием на руководящую должность всегда следует готовиться к управленческим кейсам. В этом помогают тренировочные кейсы, методические указания и руководства по асессменту.

Хотя сценарии кейсов всегда разные, главное – научиться основным принципам решения и понять, как показать себя асессору. А для этого помогут тренировочные онлайн упражнения и подготовительные кейсы для руководителей.

Перед собеседованием полезно ознакомиться с политикой компании и определить, какой стиль поведения считается предпочтительным.

Перед интервью важно ознакомиться с примерами типичных вопросов на таких собеседованиях. Рекомендуется заранее продумать ответы на них, главное, не переусердствовать – заученные реплики выглядят неубедительно.

Заключение

Для получения руководящей должности придется тщательно подготовиться к ассессменту. Решение тренировочных кейс заданий для руководителей и проработка вопросов на ситуационном интервью поможет чувствовать себя уверенным на собеседовании и впечатлить рекрутера.

Кейс «Оценка кандидата на должность Офис-менеджера»

Задача: оценить кандидатов на должность офис-менеджера по следующим требованиям.

Требования к личности кандидата:

1. Самостоятельность в принятии решений

2. «Хозяйственность». В офисе должно быть уютно, аккуратно, все, что необходимо для жизнедеятельности офиса имеется в наличии

3. Ответственность в принятии решений

4. Способность организовать небольшой процесс.

Условия работы:

Представительство в России крупной инвестиционной компании. Небольшой штат, административных сотрудников, кроме офис-менеджера, нет. Прямое подчинение Главе представительства, человеку очень занятому, часто отсутствующему в офисе.

Для оценки кандидатов на данную должность мы использовали технологию группового собеседования, применяемую компанией «Бизнес Класс».

Нижеуказанный кейс был предложен 7 кандидаткам, предварительно отобранным по строгим критериям вакансии.

Компания задумала переезд в новый офис.

Сейчас общая площадь офиса – 150 кв.м

Будущий офис – 100 кв. м

Переезд через 3 недели.

Руководство поставило перед Вами задачу – организовать полностью весь процесс переезда.

Создайте список мероприятий по организации этого переезда, распределите эти мероприятия по времени. Время календарное – начиная с завтра.

Время на обсуждение = 10 минут. Потом кто-то один от группы озвучит общее решение.

Кейс мы даем в гурппе, чтобы лучше увидеть коммуникативные навыки кандидатов, а также во время обсуждения этого кейса мы наблюдаем за стилем общения кандидатов. Выделяем основные роли: лидер, аутсайдер, исполнитель.

С помощью этого кейса мы можем оценить заявленные выше характеристики кандидата.

1. Самостоятельность в принятии решений и Ответственность за их принятие.

Оцениваем реплики кандидатов. А также способность отстаивать свою точку зрения перед другими участниками. В репликах можно услышать, что кандидат будет искать поддержку у руководителя и часто будут фигурировать фразы о том, что нужно делать, как скажут, кто еще будет ответственным (расширяется круг лиц, с которыми захотят разделить ответственность за переезд).

Также смотрим, кто из группы будет держать слово и отвечать от имени группы. Тем самым мы смотрим, кто берет на себя ответственность. Также можно во время рассказа докладчика спрашивать его, усугубляя ситуацию о том, на сколько это разумно, уверен ли он в том, что это необходимо. В общем, подвергать скептицизму слова кандидата. Таким образом мы увидим твердость в позиции, способность держать слово, а может быть и гибкость, если критика обоснована.

2. «Хозяйственность» — внимание к деталям переезда компании.

3. Оорганизаторские способности.

В целом, даже не конкретно в этом случае, но в дискуссии всегда видно «Организатора процесса». Он, как правило, следит за временем, распределяет дискуссию, уделяя внимание разным членам группы. В этом кейсе мы можем также оценить широту мышления и способность организовать процесс более полно с учетом многих деталей.

Например, очень хорошо, если после постановки задачи именно таким контекстом (без лишних уточнений) в группе продумывают решение кейса на 3х основных областях:

1. Сотрудники — обеспечить коробками, предупредить заранее, обосновать, если надо причины переезда, снабдить новыми контактами.

2. Клиенты — организовать и проконтролировать размещение новой контактной информации о компании в Интернете. Организовать или самим исполнить предупреждение клиентов о факте переезда. Также очень хорошо, если контрагентов также предупредят.

3. Сам переезд: поиск подрядчика услуг, сам процесс переезда.

После прочтения этих трех пунктов кажется все очевидным. Однако редко при решении кейса вспоминают о клиентах, например. Обычно решение этого кейса сводится к подробному описанию того, как организовать грузчиков и снабдить сотрудников коробками.

Если во время решения кейса кандидат задумывается о важных вещах, выходящих за рамки стандартных функций, лежащих на виду в самом условии кейса это говорит о широте мышления кандидата.

В нашем случае, когда требовался самостоятельный Офис-менеджер, который сможет организовать процесс, лишний раз не привлекая внимания руководства, данный кейс помог отобрать наиболее подходящих кандидатов. Таким образом мы оценивали именно менеджерские функции кандидатов, а не способность быстро печатать или пользоваться АТС.

Тест для секретаря

Тест для секретаря

Администрация, секретариат

1. Посетитель пришел на переговоры к одному из руководителей компании на 15 минут раньше назначенного вре­мени. Ваши действия? Обоснуйте их

Умение осуществить прием посетителя, доброжелательность, тип корпоративной культуры, к которой привык кандидат

2. Посетитель, которому назначена встреча одним из руководителей компании, ждет уже 5 минут. В этот момент руководитель сооб­щает Вам по телефону, что будет на месте только через 15 минут. Ваши действия?

3. Осмотрите наш офис/эту комнату. Что здесь удачно и что бы Вы предложили улучшить с точки зрения офис-менеджмента?

Умение быстро оценить ситуацию, объективность, корректность, навыки офис-менеджмента

4. Представьте себе, что Вам нужно выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для компании. Опишите свои действия и то, каким образом Вы будете принимать решение

Умение выбирать оптимального поставщика, проводить тендеры, лояльность и соблюдение интересов компании

5. Одна из Ваших задач — фильтрация звонков, поступающих Вашему руко­водителю. Как Вы будете это делать?

Управляемость — инициативность, корректность, расстановка приоритетов

6. Одновременно Вас просят о каких-то действиях (которые входят в Ваши обязанности) два разных сотрудника. Параллельно делать это невозможно, а оба просят сделать как можно быст­рее. Ваши действия? (Получите от­вет, исходя из разных ситуаций: рав­ные/не равные по иерархии в компа­нии, действительно срочная задача или просто пожелание сотрудника.)

Расстановка приоритетов, навыки коммуникации

7. Ваша задача — выбрать компа­нию-провайдера и организовать обеды в офисе. Ваши действия?

То же, что 4-й вопрос, а также уро­вень внимания и учета интересов других сотрудников компании

8. В офисе звучит сирена пожарной тревоги. Ваши действия?

Умение действовать в критической ситуации, расстановка приоритетов

9. Вам необходимо сообщить руководителю о том, что заказанные для клиента подарки будут на 2 дня позже (это не Ваша вина). Как Вы это сделаете?

Умение брать на себя ответствен­ность, работа с негативной инфор­мацией, склонность к предложе­нию решений в проблемной ситуации

10. Вас просят выполнить, работу, которая не входит в Ваши непосредственные обязанности, но больше никто ее сейчас не сможет сделать исходя из уровня квалификации. Ваши действия?

Заинтересованность в результатах работы в целом, лояльность, умение брать на себя ответственность

11. Три телефонных звонка звучат одновременно. Ваши действия?

Умение быстро ориентироваться, навыки работы, связанной с отве­тами на большое количество звонков в офис

12. Ваш руководитель должен быть в Амстердаме через 5 дней. Виза в Голландию делается в течение трех недель. Ваши действия?

Знание специфики визовой поддержки, умение находить выход из сложной ситуации

13. Ваш руководитель ошибся и назвал водителю такси не тот аэропорт. Он звонит с полдороги и говорит Вам об этом. До конца регистрации осталось полчаса, а ехать минимум 45 минут. Ваши действия?

14. Вы — офис-менеджер и набираете персонал в секретариат. Ваши действия? Каковы будут основные 3-4 требования к буду­щим сотрудникам? (CASE актуален и для тех, кто не претендует на руководящую позицию.)

Умение решать сложную задачу, выходящую за рамки типовых каждодневных функций. Приоритеты и представления о качествах и навыках, оптимальных для сотрудников секретариата

Автор Светлана Иванова

Искусство подбора персонала:Как оценить человека за час

Читать еще:  Менеджер по продукции
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector